11 เคล็ดลับ ที่ช่วยให้คุณจัดการอีเมล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

posted: 2 years ago
11 เคล็ดลับ ที่ช่วยให้คุณจัดการอีเมล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

comments

อีเมล์คือ หนึ่งในสิ่งที่คนยุคปัจจุบันต้องใช้มากที่สุดในการทำงาน และเป็นสิ่งที่ทำให้เราหน้ามืดได้บ่อยที่สุดเช่นกัน คุณอาจจะเริ่มต้นเช้าวันใหม่อย่างสดใส แล้วเปิดอีเมล์มาพบกับอีเมล์ 200-300 ฉบับกำลังนอนรอให้คุณจัดการ หรือคิดว่าได้ตอบอีเมล์สำคัญๆ ทุกฉบับแล้ว และพบว่าไม่ได้ตอบอีเมล์ที่สำคัญที่สุดในอีก 3 วันต่อมา เทคนิคการจัดการอีเมล์แบบง่ายๆ ที่เรานำมาฝากในวันนี้ จะช่วยให้คุณสามารถรับมือกับอีเมล์จำนวนมหาศาลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

นอกจากอีเมล์มากมายแล้ว ตอนเช้าก่อนเริ่มงาน คุณอาจจะเตรียมพร้อมเริ่มวันทำงานในเรื่องต่างๆ เพื่อให้วันทำงานของคุณดำเนินไปได้ด้วยดี จัดการวิธีการทำงานเพื่อให้สามารถทำงานอย่างชาญฉลาดได้ และที่จะได้กลับบ้านเร็วๆ เอาเวลาหลังเลิกงานไปทำอย่างอื่นกัน ส่วนเทคนิคในการจัดการอีเมล์นั้นก็มาดูกันได้เลย!!!

1. ลบก่อน

สิ่งแรกที่คุณควรทำเมื่อเปิดอีเมล์ขึ้นมาก็คือ ลบ ลบอีเมล์ที่ไม่จำเป็น ไม่เกี่ยวข้องกับงาน หรืออีเมล์ที่ยังไงก็ไม่เปิดอ่านแน่ๆ เช่น อีเมล์ของระบบตอบกลับอัตโนมัติ คุณควรจัดการลบอีเมล์พวกนี้ทิ้งก่อนที่จะเปิดอ่านอีเมล์ที่สำคัญที่สุดด้วยซ้ำ คุณสามารถแยกแยะได้ง่ายๆ ว่าอีเมล์ไหนควรโดนลบจากหัวข้ออีเมล์นั่นเอง และไม่ต้องเป็นห่วงว่าคุณจะเผลอลบอีเมล์ที่คุณต้องใช้ไปหรือเปล่า เพราะการกดปุ่ม “ลบ” นั้นไม่ได้ทำให้อีเมล์ของคุณหายไปอย่างถาวร คุณยังสามารถเรียกอีเมล์ที่ลบไปแล้วกลับมาได้จากถังขยะ ตราบเท่าที่คุณยังไม่ได้สั่งล้างถังขยะนะ

จัดการอีเมล์-6
สิ่งแรกที่คุณควรทำเมื่อเปิดอีเมล์ขึ้นมาก็คือ ลบอีเมล์ที่ไม่จำเป็นทิ้ง

2. เขียนสั้นๆ

เมื่อคุณเขียนอีเมล์ เขียนในสิ่งที่คุณต้องการสื่อสารอย่างชัดเจน และใช้คำให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ ในบางกรณี คุณอาจต้องเขียนอีเมล์แบบเต็มรูปแบบ และใช้ภาษาที่เป็นทางการ แต่การพิมพ์ข้อความเพื่อการสื่อสารสั้นๆ นั้นก็เพียงพอแล้วสำหรับการส่งอีเมล์ติดต่อประสานงานทั่วไป แต่การส่งข้อความแบบสั้นๆ นั้นมักจะมีปัญหาในเรื่องของโทนเสียง ที่อาจฟังดูไม่สุภาพหรือทำให้คนรับรู้สึกไม่ดีได้เหมือนกัน ระวังเรื่องนี้ด้วยล่ะ อาจจะลองเขียนในเชิงเสนอแนะเพื่อให้ข้อความดูนุ่มนนวลขึ้นก็ได้

3. รีไซเคิลอีเมล์ที่ส่งไปแล้ว

ถ้ามีบางข้อความที่คุณได้ใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก เช่น การตอบรับ หรือยืนยันข้อมูล คุณสามารถใช้ข้อความจากอีเมล์ที่เคยส่งไปแล้วจากเนื้อหาประเภทเดียวกันได้อีก อย่าลืมลบ Re: ออกจากหัวข้ออีเมล์ และอัพเดทข้อมูลที่จำเป็นด้วย

จัดการอีเมล์
ข้อความหรือหัวข้อเมล์ที่ใช้ซ้ำบ่อยๆ สามารถนำกลับมาใช้ได้อีก

4. ใช้หัวข้ออีเมล์ซ้ำเดิม

การรีไซเคิลอีเมล์ที่เคยส่งไปแล้วอีกครั้ง จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณ ด้วยการลดปริมาณสิ่งที่คุณต้องเขียนลง การใช้หัวข้ออีเมล์เดิมก็เหมือนกัน จะช่วยให้คุณจัดการอีเมล์ โดยเฉพาะอีเมล์เก่าๆ ได้ง่ายขึ้น  

5. จัดกลุ่มอีเมล์

ถ้าคุณส่งอีเมล์หาคนกลุ่มเดิมซ้ำๆ ให้ตั้งกลุ่มอีเมล์ขึ้นมา ใน Outlook จะเรียกว่า Distribution List หรือ Label ใน Gmail วิธีนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการพิมพ์ชื่อคนที่คุณต้องส่งอีเมล์ไปหาได้เท่านั้น แต่เมื่อคุณจัดกลุ่มในอีเมล์ คุณจะสามารถจัดการลบอีเมล์ได้ง่ายยิ่งขึ้นด้วย

จัดการอีเมล์-7
การจัดระเบียบอีเมล์ทำให้คุณทำงานได้เร็วขึ้น

6. จัดกลุ่มเพื่อลบ

อีเมล์ล้นอินบ็อกส์สามารถเกิดขึ้นได้กับทุกคน แม้แต่กับคนที่จัดระเบียบตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อถึงเวลาที่ต้องลบ คุณควรเริ่มจากการจัดประเภทของอีเมล์ที่ส่งไปแล้ว หรือขนาดของไฟล์ หรือไฟล์แนบเสียก่อน ขึ้นอยู่กับว่า สำหรับคุณแล้ว วิธีไหนมีประสิทธิภาพมากกว่ากัน การลบอีเมล์ที่ส่งไปแล้วก่อนนั้น เป็นเพราะว่าโดยปกติแล้วคุณจะมีไฟล์แนบที่ส่งไปพร้อมกับอีเมล์ และข้อมูลในอีเมล์ เก็บแยกเอาไว้ต่างหากในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณอยู่แล้ว

อีเมล์อีกกลุ่มที่ควรลบก็คือ อีเมล์ที่ส่งเป็นประจำ หากส่วนนี้เป็นอีเมล์ที่คุณต้องใช้อยู่เสมอ หรือส่งหาคนกลุ่มเดียวกันซ้ำๆ ให้จัดกลุ่มมันเสีย แล้วคุณจะสามารถลบอีเมล์ทั้งหมดได้ในครั้งเดียว คุณอาจจะเหลืออีเมล์ 2-3 ฉบับล่าสุดเอาไว้เพื่อนำมารีไซเคิลต่อ

จัดการอีเมล์-3
ปิดระบบเตือนอีเมล์ซะ

7. ปิดระบบเตือน

มีป๊อปอัพเด้งเตือนทุกครั้งที่คุณได้รับอีเมล์ใช่มั้ย? มีอยู่ไม่กี่ครั้งเท่านั้นที่ระบบนี้จะมีประโยชน์ต่อคุณจริงๆ หากการเตือนทันทีเกี่ยวกับงานของคุณ ก็ปล่อยมันไว้อย่างนั้น แต่สำหรับกรณีอื่นแล้ว ปิดเตือนไปเลยจะดีกว่า ระบบเตือนอีเมล์ทำให้เสียสมาธิมากเลยละ

8. ปิดอีเมล์เมื่อคุณต้องตั้งสมาธิ

ปิดหน้าอีเมล์ของคุณ หรือล็อกเอาท์จากระบบเว็บเมล์ เมื่อคุณต้องทำงานที่ใช้สมาธิมากๆ อย่างน้อย 30 นาที การเปิดโปรแกรมอีเมล์ทิ้งไว้ จะทำให้คุณหันไปเช็คอีเมล์อยู่เรื่อยๆ ปิดมันไปเลยจะดีกว่า

9. ใช้ระบบตอบกลับอัตโนมัติ นอกจากเพื่อบอกว่าคุณไม่อยู่ที่ออฟฟิศ

หากคุณกังวลว่าจะมีคนติดต่อคุณด้วยเรื่องด่วนในช่วงที่คุณปิดโปรแกรมอีเมล์ ให้ตั้งระบบตอบกลับอัตโนมัติเพื่อบอกว่า “สำหรับกรณีฉุกเฉิน กรุณาโทร.ไปที่…” แล้วใส่เบอร์โทรศัพท์ของคุณ หรือของผู้ช่วยของคุณลงไป คุณสามารถตั้งระบบตอบกลับฉุกเฉินสำหรับพนักงานภายในองค์เท่านั้นได้ด้วยนะ

จัดการอีเมล์
ปิดโปรแกรมอีเมล์ระหว่างทำงาน ทำให้คุณมีสมาธิมากขึ้น

10. ลบให้หมด! หรืออย่างน้อยก็แยกเป็นโฟลเดอร์เอาไว้

คุณต้องปล่อยวางเสียบ้าง อย่าไปเก็บอีเมล์ที่คุณจะไม่เอามันมาใช้ประโยชน์อีกไว้เลย การปล่อบอีเมล์ที่ไม่ได้ใช้งานทิ้งเอาไว้ในอีเมล์ของคุณเป็นการลดประสิทธิภาพในการทำงานอย่างหนึ่ง และมีแต่จะคอยเตือนให้คุณเห็นถึงสิ่งที่คุณอยากทำตามความคิดแบบอุดมคติ แต่ไม่เคยทำได้เลย ถ้าการลบทิ้งฟังดูเลวร้ายสำหรับคุณ ให้ตั้งโฟลเดอร์ขึ้น แล้วย้ายไฟล์ที่คุณอยากเก็บเอาไว้ออกไปจากอินบ็อกส์เสีย

11. ล้างถังขยะซะบ้าง

ล้างถังขยะอีเมล์ทุกวัน หรือทุกๆ อาทิตย์ เมื่อวันทำงานของคุณสิ้นสุดลง การล้างถังขยะอีเมล์ของคุณนั้นมีความเสี่ยงอยู่ อย่าเผลอไปลบเมล์สำคัญแล้วล้างถังขยะเข้าก่อนที่คุณจะไปกู้มันกลับมาละ เพราะมันได้หายไปจากชีวิตคุณแล้วตลอดกาล…

การจัดการอีเมล์ที่ดี จะทำให้คุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และคุณควรจะเริ่มทำเสียแต่เนิ่นๆ เพื่อป้องกันการผัดวันประกันพรุ่งของตัวคุณเอง เพราะเรื่องบางอย่างคุณก็ต้องตัดทิ้งเพื่อให้ได้ชีวิตที่ดีขึ้นนะ และการทำบางอย่างเพิ่ม เช่น การออกไปทำงานอาสาสมัคร ก็ทำให้ชีวิตการทำงานของคุณดีขึ้นได้เช่นกัน


avatar
by กาแฟเย็นไม่ใส่น้ำแข็ง
สิ่งมีชีวิตเหนือความเข้าใจมนุษย์(?)ที่ชอบขลุกอยู่กับตัวหนังสือ หมาแมว และสัตว์ขนฟูไปวันๆ มากกว่าออกไปเจอคน นิยมวิถีชีวิตแบบสโลว์ไลฟ์ แต่รักการนอนมากเกินไป เลยกลายเป็นสล็อตไลฟ์แทน พอมาอยู่กับกระต่ายเลยรักกาแฟดาวมาก เอิ้นหาน้องดาวตลอดเวลา #มันดีจริงนะเธอว์ #สล็อตยังตื่นนอน #ไม่ #ฉันไม่ได้ค่าโฆษณา

เรื่องที่คุณอาจสนใจ

loading icon