ดึงให้อยู่หมัด กับ 9 เทคนิคการเสนอพรีเซนเตชันที่จะไม่ทำให้คนฟัง ‘หลับคาเก้าอี้’

ตั้งแต่เล็กจนถึงโต เชื่อว่าหลายคนน่าจะเคยผ่านสถานการณ์ของ ‘การรายงานหน้าชั้น’ กันมาบ้าง ไม่มากก็น้อย ทั้งในฐานะของคนรับฟัง และคนรายงาน แน่นอนว่า ถ้าอยู่ในสถานการณ์ของคนฟัง หลายครั้งทีเดียวที่เราอาจจะรู้สึกแอบง่วงเหงาหาวนอน รู้สึกว่ามันช่างยาวนาน น่าเหนื่อยหน่าย และเป็นยานอนหลับที่พร้อมจะขับกล่อมให้เราลงสู่ห้วงของนิทราอันแสนจะเป็นสุข (ถ้าไม่มีใครเห็น…) หรือถ้าอยู่ในฐานะของคนรายงาน ก็ต้องถูกสายตาของผู้ฟัง ร่วมด้วยช่วยกดดันกันยกใหญ่ หลายคนผ่านช่วงเวลานั้นมาได้ ก็สาบานปฏิญาณตน ว่าชาตินี้จะไม่ขอออกไปสู่แสงไฟ พอกันที ถัดจากนี้ ขออยู่ด้วยตนเอง ใครก็อย่าหมายจะมายุ่งเกี่ยว

ข่าวร้ายคือคุณหลีกเลี่ยงมันไม่ได้ โดยเฉพาะในโลกแห่งการทำงาน ที่การนำเสนอที่ดี ช่วยให้ชิ้นงานที่ยอดเยี่ยมและแนวคิดที่เปี่ยมพลัง สามารถกระจายและ ‘ขาย’ ได้ เพราะเวลาที่จำกัด คงไม่มีใครจะมาเจียดจ่ายเวลาเพื่อทำความเข้าใจคุณมากนักถ้าคุณไม่ทำมันด้วยตนเอง ดังนั้น คุณจะปฏิเสธความสำคัญของการพรีเซนเตชันก็กระไรอยู่ อย่ากังวลเลย ถัดจากนี้ เป็นแนวทาง 9 ข้อ ที่จะช่วยให้คุณสามารถออกไปนำเสนอผลงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และไม่ทำให้ใครต้อง ‘หลับคาเก้าอี้’ ไปเสียก่อน

ระลึกไว้เสมอว่างานนี้ ‘ไม่ได้เกี่ยวกับคุณ’

มันอาจจะฟังดูแปลกๆ ถ้าการพรีเซนเตชันจะไม่เกี่ยวอะไรกับคุณเลย เพราะถ้าลงว่าขึ้นบนเวทีซะแล้ว คุณก็ย่อมอยากนำเสนอไอเดียสุดว้าวหรือแนวคิดสุดเจ๋ง ‘ของตนเอง’ เป็นเรื่องปกติ แต่ขอให้หยุดเอาไว้ก่อน นี่ไม่ใช่รายการทุกข์ชาวบ้าน ไม่ใช่รายการเปิดใจ แต่เป็นการนำเสนอเพื่อให้ผู้ฟังได้ ‘เข้าใจ’ ว่าเพราะเหตุใด พวกเขาควรจะเสียเวลาอันมีค่าของตนเองเพื่อมารับฟังเรื่องราวที่ไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขาเลยก็ไม่รู้ ซึ่งนั่นล่ะ คือหน้าที่ของคุณในฐานะผู้นำเสนอ ระลึกเอาไว้เสมอหนึ่งคำถามสำคัญ ว่าการพรีเซนเตชัน จำ ‘ให้’ อะไรกับบรรดาผู้ร่วมงานบ้าง สินค้าตัวนี้ตอบโจทย์อะไร แนวคิดนี้แก้ปัญหาอะไร เชื่อเถอะว่า มันจะช่วยลดความประหม่า และสลายกำแพงของคนฟังลงได้มาก (เพราะคุณกำลังทำเพื่อ ‘พวกเขา’ อยู่นี่ หรือไม่จริง??)

พูดเฉพาะในสิ่งที่เชี่ยวชาญ (จริงๆ)

ผู้เชี่ยวชาญและนักการตลาดมือฉมังหลายคน จะมีลักษณะที่ตรงกันอยู่ในข้อหนึ่งคือ จะสามารถตอบคำถามและบอกเล่าในเรื่องที่ตนเองเชี่ยวชาญได้อย่างแม่นยำ ชัดเจน และเข้าใจได้ง่าย แต่จะหลีกเลี่ยงจนถึงประกาศไว้ว่าจะไม่ยุ่งเกี่ยวกับหัวข้อที่ตนเองไม่ถนัด ‘อย่างเด็ดขาด’ ซึ่งนั่นคือหัวใจสำคัญ เพราะเมื่อไหร่ที่การนำเสนอ เริ่มหลุดไปจากสิ่งที่คุณเตรียมตัวหรือเชี่ยวชาญแล้ว โอกาสที่คุณจะดูไม่ดี และไม่ก่อให้เกิดความน่าสนใจในความรู้สึกของคนฟังจะพุ่งทะยานแบบติดจรวดในทันที และต่อให้คุณสามารถ Imitation หรือ ‘แสร้งทำ’ ว่ารู้ได้ แต่มันไมได้เนียนมากนัก เพราะ อาการทางร่างกายเมื่อโกหก มันไม่เคยหลอกใคร

เพิ่มท่วงท่าเล็กน้อย

ถ้าคุณได้ติดตามปาฐกถาหรือสัมมนาระดับโลกอย่าง TED Talk หรืองานเปิดตัวผลิตภัณฑ์ของ Apple โดย Steve Jobs ผู้ล่วงลับ คุณจะเห็นว่าพวกเขานั้น ไม่เคยยืนอยู่นิ่งๆ แต่จะมีท่าทาง ภาษากาย และการขยับมือไม้ประกอบเพื่อให้เกิด Movement และสร้างความเกี่ยวโยงกับเรื่องราวที่จะพูด ซึ่งเราขอแนะนำให้คุณปรับใช้ให้พอเหมาะ เพราะไม่เพียงแต่มันจะลดความตึงเครียดของคุณในฐานะผู้นำเสนอ แต่มันยังเพิ่มความผ่อนคลายให้กับผู้ฟังด้วย (เพราะถ้าคุณยืนแข็งเป็นท่อนไม้ คิดว่าคนฟังจะไม่เครียดจนหัวใจเกือบหยุดเต้นไปด้วยหรือ?)

บอกเล่า ‘เรื่องราว’ ไม่ใช่ ‘ข้อมูล’

มีคำกล่าวทางการศึกษาเชิงบูรณาการข้อหนึ่งที่ว่า การเรียนรู้ผ่าน ‘เรื่องราว’ นั้น เป็นสิ่งที่ช่วยให้เกิดการจดจำได้เป็นอย่างดี (อันเป็นวิธีที่สมัยโบราณเลือกใช้ ที่เรียกกันว่า ‘มุขปาถะ’) แน่นอนว่าข้อมูลที่ถูกต้องนั้นเป็นสิ่งที่จำเป็น (มั่วมันขึ้นมาจากอากาศธาตุมิได้หรอกนายท่าน…) แต่การไปยืนแข็งทื่อ อ่านตามปิ้งสไลด์ Powerpoint นั้น คือการประกาศชัดเจนว่าคุณ ‘ไม่พร้อม’ และ ‘ไม่โปร’ อย่างแรง ความน่าเชื่อถือของการนำเสนอก็จะน้อยลง กลับกัน ถ้าข้อมูลทั้งหลายถูกขมวดรวบ สรุป และปรุงแต่งให้เป็นเรื่องราวที่เข้าถึงได้ง่าย ผู้ฟังก็จะรู้สึกผ่อนคลายและให้ความเชื่อถือที่มากยิ่งกว่า (ดังเช่นที่นักธุรกิจหลายคนมักจะใช้กัน เช่น Jack Ma ที่มีตัวอย่างอยู่เสมอๆ หรือ Richard Branson แห่ง Virgin ที่เป็นแถวหน้าแห่งการนำเสนอ เป็นต้น)

หมายเหตุ : เราไม่ได้กล่าวถึงข้อนี้เพื่อให้คุณยกเลิกการใช้ Powerpoint หรือโปรแกรม Presentation ใดๆ เพื่อการนำเสนอ ซึ่งเราจะกล่าวในข้อถัดๆ ไปว่าทำไม…

ฝึกซ้อมในทุกครั้งที่มีโอกาส (และน้อมรับคำแนะนำ)

ข้อนี้อาจจะเป็นสิ่งที่ตายตัวเลยก็ว่าได้สำหรับการเตรียมพร้อมก่อนการนำเสนอ ข้อมูล จังหวะ เรื่องราว ทุกอย่างต้องถูกตระเตรียมเอาไว้อย่างเสร็จสรรพ แต่เราขอให้ขึ้นยกระดับมันขึ้นไปอีกขั้น ด้วยการลองหาเวลาที่จะได้ฝึกซ้อมกับ ‘คนจริงๆ’ อาจจะเป็นเพื่อน พ่อแม่ หรือคนรู้จักที่จะสามารถให้คำแนะนำกับคุณได้ เคยมีตัวอย่างของคนที่ไปเยือน Silicon Valley มาครั้งหนึ่ง ซึ่งคุณจะไม่เชื่อแน่ๆ ว่า คนที่นั่น พร้อมจะเดินเข้ามาหาคุณเพื่อ ‘ขอซ้อม Pitching’ การพรีเซนต์ได้ในทันที และพร้อมรับคำแนะนำด้วยหัวใจที่เปิดกว้าง (ก็แน่ล่ะ การพรีเซนต์ที่ดีของพวกเขา มันสามารถกลายเป็นมูลค่าระดับร้อยล้านพันล้าน แค่คำติติงแนะนำนิดหน่อยมันไม่ทำให้สะเทือนหรอก ดีซะอีก~)

สร้างน้ำเสียงให้ดึงดูด น่าฟัง

คุณเคยเข้าเลคเชอร์ของวิชาที่อาจารย์ ‘มนุษย์ Monotone’ รึเปล่า? คุณลองนึกย้อนกลับไปว่ามันน่าเบื่อแค่ไหน (หรืออาจจะเป็นคาบบ่ายแสนสุขสำหรับการนอนหลังรับประทานอาหาร…) และถ้าคุณรู้สึกบึนปากแรงขึ้นมาเมื่อนึกภาพนั้นแล้วล่ะก็ ลองจินตนาการว่าคุณใช้น้ำเสียงแบบเดียวกันในการนำเสนอพรีเซนเตชันดูสิ? ภาษากายก็มีความสำคัญ แต่น้ำเสียงก็เป็นส่วนที่ช่วยดึงดูดให้คนฟังตามติดเรื่องราวได้อย่างครบถ้วนตลอดรอดฝั่ง ขอให้ฝึกฝนแนวทางดังกล่าวจนขึ้นใจ น้ำเสียงจริงจังเมื่อต้องการเน้นในจุดที่สำคัญ น้ำเสียงสนุกสนานเมื่อกล่าวถึงเรื่องราวที่น่าตื่นเต้น ถ้านึกไม่ออก เราก็ยังคงแนะนำพรีเซนเตชันของ Steve Jobs ผู้ล่วงลับ ว่าในงาน Apple Keynote แต่ละครั้ง เขาสามารถ ‘เอาเวทีอยู่มือ’ ได้ขนาดไหน ไม่เกี่ยวว่าคุณจะเป็นสาวก iOS หรือ Android แต่มันดีจนเราต้องขอแนะนำให้คุณไปดูจริงๆ (โดยเฉพาะตอนเปิดตัว iPhone และ iPad ซึ่งน่าจะเป็นตำนานหน้าหนึ่งของโลกไอทีเลยทีเดียว)

กระชับเข้าไว้

ในการนำเสนอพรีเซนเตชันนั้น มักจะมีศัพท์ที่นักการตลาดใช้กันอยู่เป็นประจำคือ….’ปิดการขาย’ อันหมายถึง ให้ข้อมูลที่จำเป็น สร้างความเข้าใจให้เกิดขึ้น และกระตุ้นให้ผู้ฟัง ‘ซื้อ’ ผลิตภัณฑ์หรือไอเดียนั้นๆ ของคุณ แน่นอนว่าความเร็วเป็นเรื่องสำคัญ แต่คุณไม่จำเป็นต้องเร็วปานสายฟ้า แต่ขอให้ลองซอยย่อยเวลาทั้งหมดออกเป็นช่วงๆ จัดสรรความถี่ในแต่ละช่วงให้พอดี สร้างความต่อเนื่องในแต่ละ Part ให้น่าสนใจ เพื่อเป้าหมายสูงสุดคือ ‘ปิดการขาย’ ที่กล่าวไปข้างต้น คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญคือ ลอง ‘ตั้งเวลา’ ของสไลด์ Powerpoint แต่ละอันไว้ที่ 30-60 วินาทีโดยเฉลี่ย และฝึกซ้อมจากความเร็วนั้น

ดูตัวอย่างจากผู้ประสบความสำเร็จ

ในหลายข้อก่อนหน้านั้น เรากล่าวถึงคนที่มีความสามารถในการนำเสนอพรีเซนเตชันระดับพระกาฬไปโดยตลอด แน่นอนว่าคุณไม่จำเป็นต้องทำให้ได้เช่นเดียวกับพวกเขาเป๊ะๆ แต่ขอให้ดูเพื่อหยิบเอาสิ่งที่ดีๆ มาปรับใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น ถ้าคุณเป็นคนที่พูดไม่ค่อยเก่ง อาจจะใช้การบรีฟ (ในข้อที่แล้ว) เพื่อกำหนดจังหวะเอาไว้ให้พอดี เน้นคำคมและวลีเจ๋งๆ แบบ Jack Ma หรือถ้าคุณเป็นคนที่มีเรื่องราวน่าสนใจ ก็สามารถเติบเต็มเพิ่มอรรถรสได้แบบเดียวกับ Richard Branson เป็นต้น

ให้ความบันเทิงเล็กน้อย

ไม่มีใครชอบการฟังคนยืนเบื้อใบ้ พูดปาฐกถาอย่างอืดเอื่อย แม้ว่าข้อมูลที่ได้จะจริงและถูกต้องมากเพียงใด (เพราะความจริง เป็นส่วนประกอบของข้อมูลและความรู้สึกของคนฟัง) ดังนั้น ให้ความบันเทิง หยอกเอินและสนทนาบ้าง เพื่อลดความตึงและสร้างการมีส่วนร่วมของผู้ฟังไปด้วยในตัว ไม่เชื่อลองหยิบเอาเดี่ยวไมโครโฟนของ George Carlin ผู้ล่วงลับหรือโน้ส อุดม แต้พานิชมาเปิดดูสักเทปสิ ค่อนข้างแน่ใจว่าคุณจะหัวเราะจนตัวโยน แม้เรื่องมันจะเสียดตับจนแทบจะชกหน้ากันในยามปกติก็ตาม ไม่มีอะไรจะคลายความอึดอัดคับข้องของงานสัมมนาและการพรีเซนเตชันได้ดีเท่ากับความสนุกสนานบันเทิงและเสียงหัวเราะอีกแล้วล่ะ

จะช้าหรือเร็ว จะมากหรือน้อย ในโลกแห่งการทำงาน คุณหลีกเลี่ยงไม่ได้ ที่จะต้องออกไปเพื่อนำเสนอผลงานหรือการพรีเซนเตชัน เพราะมันเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาไปสู่ความสำเร็จ ไม่ว่าคุณจะทำงานให้กับองค์กร หรือเดินหน้าเพื่อเส้นทางของตัวเองก็ตาม และแม้ว่าเราไม่อาจคาดเดาถึงผลลัพธ์จากการพรีเซนเตชันในครั้งต่อไป แต่การตรึงผู้ฟังให้ร่วมไปจนถึงปลายทาง ก็น่าจะดีกว่าการปล่อยทิ้งร้างให้พวกเขา ‘หลับคาเก้าอี้’ แน่ๆ ….