การบริหารจัดการความต่อเนื่อง


การบริหารจัดการความต่อเนื่อง คือ การเตรียมพร้อมเพื่อตอบรับกับปัญหาฉับพลัน วิกฤต หรือภัยที่ส่งผลกระทบต่อองค์กร เพื่อให้องค์กรสามารถยังก้าวต่อไปได้อย่างไม่ติดขัด

ยิ่งองค์กรหรือบริษัทเติบโตมากขึ้นเท่าไร ก็ยิ่งมีโอกาสพบเจอกับปัญหาหลากหลายปัจจัยมากขึ้นเท่านั้น ไม่ว่าจะด้านเศรษฐกิจ การเมือง วิกฤตทางธรรมชาติ หรือด้านอื่นๆ ปัญหาเหล่านี้อาจส่งผลต่อ การดำเนินธุรกิจ ให้หยุดชะงักอย่างฉับพลันได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรและบริษัทไม่อยากให้เกิดขึ้นมากที่สุด ดังนั้นเป้าหมายของการบริหารจัดการความต่อเนื่องก็คือ การประเมินความเสี่ยง กำหนดกลยุทธ์ และทำความเข้าใจกับพนักงานในองค์กรทุกคน เพื่อทำให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้อย่างต่อเนื่องแม้ในยามที่เกิดเหตุไม่คาดฝัน

อย่างไรก็ตาม การบริหารจัดการความต่อเนื่อง ก็ไม่ได้หมายความว่าจะเป็นการกำหนดกลยุทธ์หรือวางแผนที่ทำให้องค์กรสามารถดำเนินต่อไปได้อย่างต่อเนื่องอย่างสมบูรณ์แบบเหมือนไม่มีวิกฤติเกิดขึ้น แต่เป็นการวางแผนรองรับเพียงพอให้องค์กรสามารถยังยืนหรือเดินต่อไปข้างหน้าได้ กล่าวคือ การบริหารจัดการความต่อเนื่อง ไม่อาจป้องกันความเสียหายที่ไม่คาดคิดได้ทั้งหมด เพียงแต่เป็นการทำให้เกิดความเสียหายน้อยที่สุด ในขณะที่ก็พยายามรักษาและกู้คืนความเสียหายให้กลับมาทำงานได้อย่างคงเดิม

โดยองค์ประกอบของ การบริหารจัดการความต่อเนื่อง สามารถแบ่งออกได้เป็นขั้นตอนหลักๆ 6 ขั้นตอนดังนี้

  • การจัดตั้งการบริหารจัดการความต่อเนื่อง

เป็นการก่อตั้ง หรือการนำแนวคิด การบริหารจัดการความต่อเนื่องมาริเริ่มใช้ โดยผู้บริหารระดับสูงจำเป็นจะต้องเข้ามามีส่วนร่วมด้วยเพื่อให้มั่นใจว่า การจัดการความต่อเนื่องดังกล่าวได้รับการสนับสนุนอย่างเพียงพอ

  • ทำความเข้าใจกับองค์กรของตน

หลังจากเริ่มตั้งใจที่จะนำแนวคิดการบริหารจัดการความต่อเนื่องมาใช้แล้ว ขั้นตอนต่อมาที่จำเป็นจะต้องทำ ก็คือการทำความเข้าใจกับองค์กรของเราเอง เช่น การประเมินความเสี่ยง วิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ และจัดลำดับความสำคัญของสินค้าและบริการขององค์กร

  • กำหนดกลยุทธ์

เมื่อเข้าใจถึงลักษณะขององค์กรในส่วนต่าง ๆ แล้ว ก็เริ่มที่จะทำการกำหนดหรือเลือกระบบที่รองรับสนับสนุนกับสินค้าหรือบริการขององค์กรให้เป็นไปอย่างสอดคล้อง เช่น การกำหนดขอบเขตที่เพียงพอจนสามารถทำให้องค์กรเดินหน้าต่อไปได้

  • จัดทำแผนงานกลยุทธ์

เมื่อได้กรอบจากการกำหนดขอบเขตในขั้นตอนที่แล้ว ก็นำมาสร้างเป็นแผนงานที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้นในขั้นตอนนี้ เตรียมพร้อมที่จะนำไปทดสอบ

  • ทดสอบ ทบทวน และพิจารณาแผน

เมื่อได้แผนงานมาเรียบร้อยแล้วก็ทำการทดสอบแผนงานว่ามีประสิทธิภาพมากน้อยแค่ไหน แก้ไขปัญหาได้ตรงจุดหรือไม่ จากนั้นก็นำมาทบทวน และพิจารณา ปรับแก้ไขให้ดียิ่งขึ้นต่อไป เพื่อการนำแผนการที่ดีที่สุดไปใช้จริงสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉินที่เกิดขึ้นจริง

  • ฝังแผนงานลงไปในวัฒนธรรมองค์กร

เมื่อได้แผนการหรือแผนงานสำหรับการบริหารจัดการความต่อเนื่องที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดแล้ว ก็จะเข้าสู่ขั้นตอนสุดท้าย ซึ่งก็คือการฝังแผนงานลงไปในวัฒนธรรมขององค์กร ทำให้แผนงานผสมกลมกลืนจนเป็นเรื่องปกติ ทำความเข้าใจกับพนักงานถึงหน้าที่และความสำคัญของแผนงานดังกล่าว เพื่อนำไปสู่การใช้จริงในยามวิกฤติ